Meetingraum

Sieben Tipps, wie Sie den perfekten Meetingraum auswählen

Ob für Mitgliederveranstaltungen, Vorträge oder Workshops – die Suche nach einer passenden Lokalität gestaltet sich häufig als Herausforderung.

Ob für Mitgliederveranstaltungen, Vorträge oder Workshops – die Suche nach einer passenden Lokalität gestaltet sich häufig als Herausforderung. Auf was ist zu achten, damit Ihr Meeting ein Erfolg wird? Nachfolgende Tipps und Überlegungen helfen Ihnen, den dafür passenden Seminarraum zu finden.


Vernetzung und Wissensaustausch sind in der heutigen Zeit unabdingbar – egal, ob in Vereinen oder Unternehmungen. Regelmässige Schulungen, Mitgliederversammlungen und Workshops steigern die Motivation bei Mitgliedern, Mitarbeitern und Kunden. Zudem sorgen sie für ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl und bilden somit die Grundlage für den Erfolg. Alles in allem eine sicherlich lohnende Investition. Der Markt reagiert darauf und das Angebot über passende Lokalitäten, Seminarräume und Tagungsorte ist riesig.

Einige Fragen sollte man sich im Vorfeld stellen, bevor ein Seminarraum gemietet wird:

  • Warum entscheidet der passende Raum über Erfolg oder Misserfolg?
  • Wo liegen die Preise?
  • Was sollte das Raumangebot beinhalten?
  • Was ist beim Ablauf zu beachten?

Ein gutes Seminar oder eine gute Mitgliederversammlung begeistert die Teilnehmer, weckt das Interesse und bleibt in positiver Erinnerung. Dazu ist ein klarer Ablauf unabdingbar. Dieser fängt bereits bei der Planung des Events an. Auf der Suche nach dem perfekten Seminarraum sind einige Hürden zu bewältigen. Auf keinen Fall sollte lediglich der nächst beliebige Raum gemietet werden. Auch hier stellt nämlich die Lage das A und O dar. Zentrale Lokalitäten sind sehr wichtig. Einerseits sollten sie mit den Öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sein. Aber auch Teilnehmer, welche mit ihrem Privatfahrzeug anreisen, sollten Parkmöglichkeiten haben. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass sich eine Haltestelle, ein Bahnhof oder Parkhaus in unmittelbarer Nähe befindet. Es demotiviert die Teilnehmer, wenn sich die Anreise bereits als kompliziert und unübersichtlich gestaltet. So kommen sie bereits entnervt am eigentlichen Event an.

Tipp Nr. 1: Umgebung ist wichtig

Ein weiteres Augenmerk sollte der Umgebung geschenkt werden. Befinden sich Restaurants in der Nähe? So kann ein Mittagessen in die Veranstaltung integriert werden. Man lernt die Teilnehmer besser kennen und legt auf die Vernetzung mehr Wert. Ein Cateringangebot ist ebenfalls hilfreich. Allfällige zeitintensive Distanzen fallen weg, die Mahlzeiten können bequem in den dafür vorgesehenen Räumen zu sich genommen werden. Kunden von Raum11 in Zürich kommen in den Genuss eines solchen Caterings, welches praktischerweise dazu gemietet werden kann. Auch Parkanlagen oder Spazierwege können bei Pausen genutzt werden, um die anschliessende Konzentration wieder zu erhöhen.

Tipp Nr. 2: Kompetentes Fachpersonal

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Begleitung durch Fachpersonen. Wer steht für Buchungsanfragen bereit? Wie flexibel reagiert man dort auf etwaige Wünsche oder Anregungen? Ein Workshop, eine Tagung oder Mitgliederversammlung stellt immer auch einige Herausforderungen an die Leiter dar. Aus diesem Grund ist es beruhigend zu wissen, wenn fachlich fundiertes Personal zur Seite steht. Floormanager von Raum11 stehen den Kunden jederzeit zur Verfügung und helfen weiter.

Tipp Nr. 3: Wohlfühlatmosphäre schaffen

Die Bestuhlung ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Ergonomisch geformte Stühle helfen den Teilnehmern, sich wohl zu fühlen und sich auf das Gesprochene zu konzentrieren. Falsches Mobiliar führt zu Rückenschmerzen und Nackenverspannungen. Dies lenkt ab und verursacht Unruhen im Raum. Keine passende Atmosphäre also für einen erfolgreichen Anlass. Auch die Grösse eines Konferenzraums ist entscheidend. Wie viele Personen sollen Platz finden? Eine gute Lokalität zeigt sich hier flexibel und gibt – wenn nötig – Luft nach oben oder unten.

Tipp Nr. 4: Professionelle Multimedia

Im Vorfeld muss abgeklärt werden, was das Angebot beinhaltet. Stehen entsprechende Medien, wie ein Beamer oder Drucker bereit? Oder muss ich dies zusätzlich mieten? Schnell sind einige wichtige Utensilien vergessen, die man eigentlich zum Führen eines Seminars braucht. Es stellt für die Veranstalter demnach eine Erleichterung dar, wenn im Fall der Fälle alles vor Ort bezogen werden kann. Auch ein gutes WLAN ist unabdingbar. Lange Wartezeiten macht keinen professionellen Eindruck und sorgt für Konzentrationsstörungen. Zudem sollte die Technik im Vorfeld bereits ausprobiert worden sein, um sich damit vertraut zu machen. Wichtige Skripte oder Handouts können den Teilnehmern vor Ort mitgegeben werden. Ausserdem ist es auch hier hilfreich, einen kompetenten Berater zur Seite zu haben, bei dem man sich bei etwaigen Problemen oder Störungen wenden kann. Auch die Verpflegung darf nicht vergessen werden. Die Teilnehmer fühlen sich willkommen, wenn Getränke und Snacks bereit stehen. Auch einen Kaffee zwischendurch lässt den Event in positiver Erinnerung bleiben. Alles in allem schafft eine moderne Infrastruktur, wie es im Raum11 der Fall ist, grosse Vorteile.

Tipp Nr. 5: Öffnungszeiten beachten

So viele Seminarräume oder Tagungsorte es in der Schweiz mittlerweile gibt, so unterschiedlich gestalten sich auch die Öffnungszeiten. Nicht immer ist es möglich, abends oder am Wochenende seinen Wunschraum mieten zu können. Dies ist im Vorfeld unbedingt abzuklären. Die Meetingräume in Raum11 beinhalten verschiedene Sitzungszimmer, in denen man sich wohlfühlt und die zu kreativen Ergebnissen inspirieren. Zwischen 9 und 20 Uhr sind sie jeweils geöffnet, auf Anfrage bis 22 Uhr. Zudem überzeugen sie durch folgende Punkte:

  • eine äusserst zentrale Lage in Oerlikon, welche sowohl mit den Öffentlichen Verkehrsmitteln
  • wie auch Privatfahrzeugen erreicht werden kann.
  • Die Tagungsräume bieten für Gruppen zwischen acht und 50 Personen Platz.
  • Eine moderne und zeitgemässe Infrastruktur lässt keine Wünsche offen.
  • Die Räume sind ausgestattet mit Beamer, Lautsprechanlage oder White Board.
  • Das Ambiente ist hell und einladend.
  • Die Preise bewegen sich ab 50 Franken in der Stunde.

Tipp Nr. 6: Für ein gemütliches Ambiente sorgen

Wie es der Volksmund so schön sagt: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Dies gilt auch für den Meetingraum. Hell und einladend sollte er sein, über möglichst grosse Fensterfronten verfügen. Tageslicht motiviert die Teilnehmer und steigert die Konzentration. Aber auch das künstliche Licht darf nicht ausser Acht gelassen werden. Wenn möglich, sollten sich die Fenster öffnen lassen, damit in den Pausen frische Luft hereingelassen werden kann. Grünpflanzen sorgen für ein gemütliches und einladendes Ambiente. Bei einigen Konferenzräumen ist eine Terrasse oder Balkon angeschlossen. Die Kaffeepausen können dann nach draussen verlegt werden. Auch dies hinterlässt bei den Teilnehmern ein positives Gefühl.

Tipp Nr. 7: Struktur in den Ablauf bringen

Alles in allen nehmen die Vorbereitungen also viel Zeit in Anspruch. Bereits im Vorfeld muss zudem ein Ablauf des Meetings abgehandelt worden sein. Ein Seminar oder Mitgliederveranstaltung ist unterteilt in drei Phasen:

Bereits die Eröffnung sollte klar und strukturiert sein, damit die Teilnehmer sich willkommen fühlen. Ein entspanntes Ankommen trägt massgeblich zu einer erfolgreichen Veranstaltung bei. Der Seminarraum sollte einladend und aufgeräumt sein, die Materialien griffbereit. Für viele ist es angenehm, wenn bereits zu dieser Zeit eine Zielsetzung durchgegeben wird.

Die anschliessende Arbeitsphase sollte möglichst kein Monolog sein, sondern die Teilnehmer aktiv einbinden. Gerade hier ist es wichtig, Abwechslung durch den Einsatz verschiedener Medien zu schaffen. Ein guter Konferenzraum verfügt über die neueste und moderne Infrastruktur wie beispielsweise einem Beamer. Mit verschiedenen Grafiken und Präsentationen wird das Gesagte kurzweilig und bleibt den Teilnehmern länger und besser in Erinnerung. Gruppenarbeiten lassen Hemmschwellen sinken und führen zu produktiven Ideenfindungen . Regelmässige Pausen sorgen dafür, dass die Konzentration nicht nachlässt.

In der Schlussphase kann den Teilnehmern eine Zusammenfassung dabei helfen, die Sitzung oder das Seminar noch einmal Revue passieren zu lassen. Eine Feedback-Runde gibt ihnen zudem die Möglichkeit, ihre Wünsche, Kritiken oder Anregungen festzuhalten.

Den richtigen Seminarraum zu finden, ist also von entscheidender Bedeutung. Eine gelungene Tagung oder Mitgliederkonferenz ist stets ein Zusammenspiel zwischen einem guten Inhalt und einem optimalen Raum. Auf den ersten Blick wird vor allem auf Details wie eine umfassende Infrastruktur oder die passende Beleuchtung zu wenig Wert gelegt. Doch oft spielen genau diese Voraussetzungen das Zünglein an der Waage. Prüfen Sie also im Vorfeld genau, welches Angebot sie ordern. Dann ist Ihnen auch ein erfolgreiches Meeting garantiert.


Raum11 bietet Ihnen eine Auswahl an perfekten Räumen für das nächste Meeting.