Meetingraum

Vereinssitzung mal anders

Kreative Ideen für mehr Abwechslung im Vereinsleben

Die reibungslose Durchführung der Vereinsversammlung basiert auf guter Planung und Vorbereitung, keine Frage. Aber wie erreicht man seine Mitglieder wirklich? Wie gewinnt man deren volle Aufmerksamkeit? Wie motiviert man die Gemeinschaft? Oder alles in allem: Wie kann es gelingen, die Vereinsversammlung kreativ zu gestalten, um neuen Schwung in die Vereinsdynamik zu bringen?


Es ist mal wieder soweit - das wichtigste Event des Vereins steht vor der Tür: die Vereinsversammlung. Eine gute Möglichkeit, neben der obligatorischen Planung von Aufgaben und Abläufen im Vereinsleben, das Wir-Gefühl im Verein zu stärken, Mitglieder und Sponsoren zu motivieren, gemeinsam Ziele zu definieren, und eventuell auch neue Mitglieder zu erreichen.

Die reibungslose Durchführung der Vereinsversammlung basiert auf guter Planung und Vorbereitung, keine Frage. Aber wie erreicht man seine Mitglieder wirklich? Wie gewinnt man deren volle Aufmerksamkeit? Wie motiviert man die Gemeinschaft? Oder alles in allem: Wie kann es gelingen, die Vereinsversammlung kreativ zu gestalten, um neuen Schwung in die Vereinsdynamik zu bringen?

Tatsächlich sind viele Aspekte der Durchführung einer Vereinsversammlung gesetzlich geregelt. Aber: nirgends ist festgeschrieben, dass das Event langweilig, langwierig und trocken gestaltet werden muss. Es gibt Wege, trotz gesetzlich vorgeschriebener Abläufe, eine Vereinsversammlung der etwas anderen Art zu veranstalten.



Gesetzliche Aspekte der Vereinsversammlung

Im ZGB sind in den Artikeln 60 bis 79 die gesetzlichen Regelungen zu finden. Die wichtigsten Punkte in Bezug auf die Vereinsversammlung sind in den Artikeln 64 und 65 zu finden.


Planung und Vorbereitungen der Vereinssitzung

Eines steht fest: die Vereinsversammlung muss gut geplant und vorbereitet werden. Einige der wichtigsten Punkte:

  • Die Einladung:  
    Diese muss gemäss Vereinsstatuten, fristgerecht an alle Mitglieder verschickt werden. Firstgerecht bedeutet innerhalb von 7 Tagen. Dieses Zeitfenster ist eher knapp bemessen und es empfiehlt sich, Einladungen trotz dieser gesetzlichen Minimalvorgabe zeitlich früher zu versenden, damit möglichst viele Mitglieder teilnehmen können.
  • Der Veranstaltungsort/Räumlichkeiten/Lokalität:
    Soll die Vereinsversammlung in bestimmten Räumlichkeiten wie einem Hotel, einem Sitzungszimmer oder einem Coworking Space stattfinden, muss rechtzeitig reserviert werden. Bei der Raumreservation ist darauf zu achten, dass Raumgrösse der zu erwarteten Teilnehmerzahl entspricht. Ein gut besuchter Raum ist Grundlage für gute Stimmung, Gemeinschaftsgefühl und Motivation.
  • Die Terminauswahl:  
    Die Wahl eines geeigneten Termins beeinflusst sicherlich die Teilnehmerzahl der Vereinssitzung. Gerade zu Ferienzeiten im Hochsommer ist es nicht immer einfach, einen geeigneten Termin für die Vereinsversammlung zu finden. Auch sollte der geplante Termin nicht mit regulären Arbeitszeiten korrelieren – weshalb die Vereinssitzungen am besten abends, zwischen Montag und Donnerstag, stattfinden sollten.


Obligatorische Inhalte bei der Durchführung der Vereinsversammlung

Einige Traktanden müssen zwingend im Laufe der Vereinsversammlung abgehandelt werden, um eine ordnungsgemässe Durchführung gewährleisten zu können. Empfehlenswert ist es, im Vorfeld zur Sitzung ein Protokoll mit allen notwenigen Inhalten zu verfassen und als Programm zu nutzen, um während der Versammlung nichts zu vergessen. Folgende Punkte sollten Bestandteile der Vereinsversammlung sein:

  1. Begrüssung / Eröffnung durch den Präsidenten bzw. die Präsidentin
  2. Wahl der Protokollführer und Stimmenzähler
  3. Abnahme des letzten Protokolls
  4. Präsenzliste und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  5. Jahresbericht durch den Präsidenten bzw. die Präsidentin
  6. Abnahme der Jahresrechnung
  7. Revisorenbericht
  8. Beschluss über Budget
  9. Neuwahlen (Vorstand, Revisoren)
  10. Weiteres (z.B. Wortmeldungen/Fragen von Vereinsmitgliedern)
  11.  Abschluss der Versammlung durch den Präsidenten bzw. die Präsidentin

Ein wichtiger Aspekt für den Erfolg der Vereinssitzung ist die aktive Teilnahme der Mitglieder. Neben der richtigen Lokalität und des entsprechenden Ambientes werten Redebeiträge, Fragen und Stimmabgaben den gesamten Ablauf auf und spiegeln die Dynamik und das Gemeinschaftsgefühl im Verein wieder.


Attraktives Rahmenprogramm für mehr Abwechslung

Leider gestalten sich die Hauptinhalte der Vereinssitzung sehr formell und somit nicht wirklich kreativ. Umso wichtiger ist es, mittels Auswahl von Räumlichkeiten und allenfalls einem interessanten Rahmenprogramm frischen Wind in die Vereinssitzung zu bringen. Dies kann den gesamten Event auflockern, bessere Stimmung und eine positive Grundhaltung der Vereinsmitglieder gegenüber Vereinsversammlungen erzeugen. Durch Ankündigung solcher Massnahmen wird die Vereinssitzung attraktiver und es kann mit mehr Mitgliedern an der Versammlung gerechnet werden.

Beispiele für abwechslungsreiche Zusatzprogramme:

  • Interessante, vereinsbezogene Führungen/Firmenbesichtigungen, gegebenenfalls bei Sponsoren-Unternehmen
  • Besichtigung von innovativen Arbeits- und Geschäftsräumen wie zum Beispiel diejenigen von Raum11
  • Organisation von Fortbildungsprogrammen für Vereinsmitglieder
  • Vorträge von interessanten Personen  (z.B. ehemaligen Vereinsmitgliedern, prominente Gäste, erfolgreiche Unternehmer etc.)
  • Allenfalls Verknüpfung des Vereinsanlasses mit einem solchen Anlass in der Location (möglich bei Raum11)
  • Schaffung von Möglichkeiten für Diskussionsrunden/Debatten unter den Vereinsmitgliedern
  • Lancierung von speziellen Beiträgen und Stories von Mitgliedern  (Vorträge über vergangene Events, besondere Ereignisse im Verein etc.)
  • Verkostungen
  • Anschliessendem oder vorgängigem Besuch von Ausstellungen.


Vereinssitzung mal anders: kreative Ideen für mehr Spass und Produktivität im Vereinsleben

Um den anstehenden Vereinsversammlungen mehr Schwung und Abwechslung zu verleihen, ist auch ein Blick über den Tellerrand hilfreich: wie begeistert, reaktiviert und motiviert man Mitglieder auf kreative Art und Weise?

Ein Verein lebt vom Engagement der Mitglieder und auch deren emotionaler Bindung zum Verein. Ausserdem ist die Gewinnung neuer Vereinsmitglieder wichtig, um den Verein langfristig am Leben zu halten. Die Teilnehmer wollen begeistert werden! Und das ist im Rahmen einer „klassischen“ Vereinssitzung gar nicht so einfach.

Es gibt aber durchaus Ideen und Methoden, um den gesamten Ablauf einer Vereinssitzung trotz relativ förmlicher Inhalte aufregender zu gestalten.


Eine angenehme Atmosphäre schaffen

Eine gute Herangehensweise ist, die Vereinsmitglieder zu überraschen. Die Vereinssitzung kann ganz anders gestaltet werden, indem die Stühle beispielsweise nicht wie üblich um einen grossen Tisch platziert, sondern frei im Raum verteilt werden. Die Atmosphäre soll eher der einer privaten Feier gleichen, als einer förmlichen Veranstaltung. Der gesamte Veranstaltungsort kann beispielsweise einladend eingerichtet und dekoriert werden. Um die lockere Stimmung zu verstärken, kann im Hintergrund zu Beginn zusätzlich passende Musik laufen. Ausserdem: Snacks und Fingerfood kommen immer gut an!


Die Vereinssitzung ins Freie verlegen

Vor allem im Sommer kann in Betracht gezogen werden, die Vereinsversammlung ins Freie zu verlegen. Das führt automatisch zu entspannter Atmosphäre und lockerer Stimmung. Am einfachsten gestaltet sich dies natürlich, wenn das Vereinslokal oder die ausgewählte Location über eine Aussenanlage verfügt. In dem Fall können Tische und Stühle ohne grossen Aufwand nach Draussen verlagert werden. Highlight könnte z.B. auch ein gemeinsames Grillieren im Anschluss an die obligatorischen Inhalte der Vereinssitzung sein. Was gibt es Schöneres, als den Event gemeinsam als Verein bei Würstchen und kühlen Getränken ausklingen zu lassen?


Neue Perspektiven einnehmen in alternativen Räumlichkeiten

Neue Perspektiven wirken manchmal Wunder in Sachen Kreativitätsförderung und Motivation. Das gilt auch für die räumliche Perspektive. Rauskommen aus „den eigenen vier Wänden“, also dem Vereinslokal oder den üblichen Räumlichkeiten führt dazu, dass alte langweilige Strukturen aufgebrochen werden können. Für die Teilnehmer einer Vereinsversammlung kann es spannend und abwechslungsreich sein, neue Locations im Rahmen des gemeinsamen Vereins-Events entdecken und ausprobieren zu können. Wie wäre ein Veranstaltungsort mit zum Beispiel offener Selbstbedienungsbar oder in Kombination mit einer anschliessenden Veranstaltung vor Ort?

Coworking-Spaces wie Raum11 bieten attraktive Räume an, die sich optimal für Vereinssitzungen eignen. Neben technischer Ausstattung bieten diese Räume ausreichend Platz, viel Tageslicht und modernes Design und sind dank optimaler Verkehrsverbindungen und öffentlichen Parkplätzen im gleichen Haus für jedermann gut erreichbar. Zudem können Zusatz-Services gebucht werden oder stehen in einem gewissen Masse sogar – wie im Falle von Raum11 - bereits kostenlos zur Verfügung.


Feedback ist wichtig

Zu guter Letzt sollten Vereine darauf achten, im Anschluss an die Sitzungen, auch Feedback einzuholen. Auch bezüglich der Location und der Organisation. Das hilft dabei, kommende Veranstaltung noch besser aufzubauen und optimaler auf die Bedürfnisse der Mitglieder auszurichten. So werden auch die kommenden Vereinssitzungen zum vollen Erfolg.

Fazit

  • Eine angenehme Atmosphäre schaffen
  • Die Vereinssitzung ins Freie verlegen
  • Neue Perspektiven einnehmen in alternativen Räumlichkeiten
  • Feedback ist wichtig